Slik administrerer du bookingkalendere i Outlook

Det må opprettes en ny kategori som brukes på alle kalenderavtaler som er tilgjengelig for booking via ACOS CMS. Navnet på kategorien kan du bestemme selv.

1. I Outlook - opprett ny kategori :

1. Velg Kategoriser > Velg Alle kategorier
2. Klikk på knappen Ny i det bilde som dukker opp
3. Gi kategorien navnet: Booking saksbehandler (velg ønsket farge)
4. Klikk Ok

 

Velg Kategoriser > Alle kategorier

 

 

Klikk på "Ny" > "Booking saksbehandler"

 

2. I Outlook - må saksbehandler gjøre dette:

1. I personlig kalender i Outlook, velg dato for saksbehandlingstid
2. Klikk på Ny avtale
3. Skriv inn navn på avtale i emnefelt og velg tidspunkt
4. Klikk Lagre og lukk
5. Høyreklikk på avtalen og velg kategoriser
6. Velg kategorien Booking saksbehandler

For gjentagelser benyttes funksjonen for dette i Outlook

3. Bookingmodulen må få tilgang til å finne den ledige tiden:

Dette må IT avdelingen hos dere løse. Se pkt. 6 i denne veiledningen (PDF, 574 kB) 

Ja, møtet som reserveres vil vise som "Opptatt" i kalender på nettsiden. Altså om en godkjenner/oppretter møter/avtaler i egen kalender vil dette vise som opptatt i kalender som viser sammen med ressursen på nettsiden

"Avtalt møte" er en avtale som vil vise som opptatt i kalender på nettsiden   

Ja, bruk standard funksjonalitet for regelmessig avtale i Outlook og reserverer datoer og tider. Disse vil da vise som opptatt i kalender på nettsiden. Et tips kan jo være å legge til et felt i registreringsskjema der bruker kan legge inn ønske om flere datoer og tidspunkt. Administrator kan da reservere datoer manuelt i Outlook. 

1. I Outlook, velg ny avtale i den aktuelle ressursens kalender
2. Velg Alterantiver > Regelmessighet
3. Gjør valg for regelmessighet
4. OK

 

I avtalevindu, velg Alternativer > Regelmessighet

 

 

Fyll ut tider i regelmessig avtale

Ja, men vær oppmerksom på at heldagshendelsen vil gjøre at avtalen du har som er merket med kategori "Booking saksbehandler" viser at du er opptatt på nettsiden.
 

Hvis du har en heldagshendelse samme dag som du er tilgjengelig for booking men ønsker å være tilgjengelig for reservasjoner, kan du merke heldagshendelsen med kategorien "ignorer booking"

"Hjemmekontor" er en heldagshendelse 
Merk heldagshendelsen med kategorien "ignorer booking" om du ønsker at den ikke skal overlappe avtalen for saksbehandling    

Ja det går fint. F.eks om en skal være tilgjengelig mellom kl 0900-1000 og 1400-1600 samme dag. Gjenta oppskriften under på samme dag. Det vil kun være disse tidspunktene som vil vise som tilgjengelige på nettsiden

I Outlook - må saksbehandler gjøre dette:

1. I personlig kalender i Outlook, velg dato for saksbehandlingstid
2. Klikk på Ny avtale
3. Skriv inn navn på avtale i emnefelt og velg tidspunkt (fra-til)
4. Klikk Lagre og lukk
5. Høyreklikk på avtalen og velg kategoriser
6. Merk avtalen med kategorien Booking saksbehandler
7. Gjenta stegene over for å opprette neste ledige 

 

For gjentagelser benyttes funksjonen for dette i Outlook

  

 

Slik viser tilgjengelighet på nettsiden når tidspunkt er registrert i Outlook-kalender fra kl. 08.00-09.00 og fra kl. 12.00-13.00 og fra 13:30-14:30

   

 

Registrerte tider i saksbehandlers kalender i Outlook

Bruker vil  få en feilmelding etter innsendt skjema der han/hun blir bedt om gjenta reservasjonen. Det sendes heller ingen reservasjon til kalender.

Slik ser meldingen ut:
Melding som viser om flere bestiller på samme tidspunkt 

1. Innbygger reserverer saksbehandler på nettsiden
2. Saksbehandler klikker på avtalen og sender til innbygger for å bekrefte avtalen
3. Saksbehandler mottar e-post som varsel om at det er kommet en avtale i kalender
4. Innbygger godkjenner/avslår avtalen

Saksbehandler mottar en kvitteringsmail når innbygger booker en avtale. Øverst i mailen vises tidspunkt for når avtalen er, og hvem som har booket avtalen. I selve mailen vises informasjon om bookingen, samt en lenke til avtalen i din kalender. Du kan klikke på lenken for å godkjenne avtalen.