AD-synkronisering — personer

For at AD-synkroniseringen skal fungere så er du nødt å koble en kategori i CMS-et til en gruppe i AD.

Viktig å merke seg!

AD-synkroniseringen fungerer kun fra én kategori til én eller flere AD-grupper. Det er ikke mulig å hente ut kun noen få personer fra en AD-gruppe til en kategori, du blir nødt å hente alle personene som ligger i den AD-gruppen. 

Du er nødt til å ha tilgang til din organisasjons Azure, Active Directory eller ADExplorer. Slik kobler du en AD-gruppe til en personkategori: 

For Azure AD

1. Gå til Rediger > Personer
2. Velg en kategori eller klikk på flervalgsknappen (...) øverst til venstre for å lage en ny kategori
3. Klikk på Ekstern system
4. Klikk på Ny referanse
5. I feltet Ekstern ID kan du lime inn Azure-gruppens Object Id*. Sørg for at den er skrevet helt riktig, ellers vil ikke det fungere. Dobbelsjekk at det for eksempel ikke ligger et tomt mellomrom bak eller foran Id-en når den er limt inn. 
   
   *Object Id finner du ved å logge på Azure og se under kolonnen Object Id i Groups.
     
6. La de andre feltene stå tomme
7. Klikk Lagre
8. Klikk Lukk 
9. Lagre kategorien også

For lokal AD

1. Gå til Rediger > Personer
2. Velg en kategori eller klikk på flervalgsknappen (...) øverst til venstre for å lage en ny kategori
3. Klikk på Ekstern system
4. Klikk på Ny referanse
5. I feltet Ekstern ID kan du lime inn AD-gruppens LDAP-streng*. Sørg for at den er skrevet helt riktig, ellers vil ikke det fungere. 
   
   *En AD-gruppes LDAP-streng finner du enklest ved å bruke ADExplorer og ser etter linjen øverst i grensesnittet som heter Path 
6. La de andre feltene stå tomme
7. Klikk Lagre
8. Klikk Lukk 
9. Lagre kategorien også

Nå skal personkategorien være koblet mot AD-gruppen og personer vil hentes inn i kategorien ved neste synkronisering (dette skjer vanligvis en gang i døgnet, som regel i løpet av natten). 

For lokal AD

Viktig!

Disse stegene forutsetter at du har teknisk kompetanse og tilgang til din organisasjons server hvor produktet ACOS AD-sync er installert. 

Som nevnt i steget over vil synkroniseringen kjøres ca. én gang i døgnet, og som regel i løpet av natten. Når kategorien er koblet mot en AD-gruppe kan det likevel være dumt å måtte vente inntil 24 timer for å se om oppsettet er riktig og om synkroniseringen faktisk er blitt gjort. 

For å teste om synkroniseringen fungerer kan du: 

1. Åpne Windows-programmet Task Scheduler
2. Finn task-en som heter AD Personsynk (eller lignende)
3. Høyreklikk på den og klikk Run
   Dette kan ta litt tid, så smør deg med tålmodighet 
4. Når task-en er ferdigkjørt kan du gå inn igjen i CMS-et. Kategorien du koblet mot AD-gruppen skal nå være populert med personer fra AD-gruppen. 

1. Ja det går fint, klikk på personen som skal vise i flere kategorier
2. Under Innstillinger i høyre marg, klikk på Legg til og velg kategorier personen skal vise under 

1. Ja, gå til Rediger > Personer
2. Klikk på flervalgsknapp bak kategorien du vil endre navn på
3. Velg Endre tittel og gi kategorien et nytt navn
4. Trykk Enter

For å unngå dette har man 3 muligheter:

• Avpublisere personen (avpubliserte personer blir ikke automatisk publisert av synkroniseringstjenesten)
• Ta kontakt med IT hos deg og forhøre deg om det finnes mindre generelle grupper/ou-er man bør bruke 
• Ta kontakt med ACOS for å sette opp et regelsett som fjerner personer fra synkroniseringen. Regelsettet kan settes opp på all informasjon om den ansatte i AD.

CMS-et har en liste med alle personer som er synkronisert inn fra AD. I tillegg leter synkroniseringstjenesten etter nye  personer som skal legges inn. Dersom en person er synkronisert inn fra AD og blir slettet i CMS av f.eks. en redaktør vil personen bli oppfattet som en ny person og lagt inn automatisk.

Ta kontakt med ACOS for å sette opp et regelsett ved synkronisering.

F.eks. er det vanlig å endre tittel "Lærer uten godkjenning" til "Lærer", eller å fjerne telefonnummer på barnevernsansatte.

Det kan settes opp regelsett for å fjerne/endre all informasjon om en person.

Da har du 2 muligheter:

• Ta kontakt med IT hos deg og forhøre deg om det finnes mindre generelle grupper/ou-er man bør bruke 
• Ta kontakt med ACOS for å sette opp et regelsett som fjerner personer fra synkroniseringen. Regelsettet kan settes opp på all informasjon om den ansatte i AD.

Dersom dette gjelder noen få enkeltpersoner kan man også avpublisere disse. (Merk; Dersom de slettes vil de blir lagt inn igjen)

1. ACOS henter ut persondata fra AD-register via eksterne referanser på personkategoriene i ACOS CMS. Synkroniseringen gjennomføres én gang i døgnet. 
2. Dere må selv koble grupper av personer i AD med personkategoriene i ACOS CMS ved å legge inn referanse til AD. 
3. Hvilken informasjon som hentes, felter og personer, kan filtreres i synkroniseringen. Ta kontakt med ACOS om dere ønsker å endre på hva som synkroniseres.

ACOS har valgt denne løsningen for at dere selv skal kunne styre hvilke kontakter som skal vises offentlig på nettstedet. Dere må altså selv legge til kategorier i ACOS CMS manuelt som skal synkroniseres med AD. Slik dere velger å bygge strukturen i ACOS CMS er slik det vises ut på nettsiden.

NB! Personer som blir lagt inn/oppdatert med AD-synk, blir automatisk publisert dersom personkategorien er publisert. 

Som oftest er det fordi referansen på personkategorien i ACOS CMS ikke er riktig. Det kan dere sjekke selv:

1. Gå til Rediger > Personer
2. Finn personkategorien (mappen i CMS) der disse personene burde ligge
3. Velg eksternsystem (ved siden av Ny person) for å finne AD-referansen til denne mappen. Merk at en personkategori i ACOS CMS kan ha flere referanse-IDer.
4. Åpne referansen der personene er forventet å ligge
5. Kopier teksten under Ekstern ID og send til IKT i din organisasjon. Be dem sjekke om personene som ikke vises på nettsiden ligger her. Hvis ikke - be dem legge de inn i denne gruppen hvis de hører hjemme der. Hvis ikke, be om referansen der personene ligger og legg inn Ny referanse under eksternsystem i ACOS CMS.
6. I løpet av natten blir ACOS CMS synkronisert med AD, og du kan sjekke om personene vises på nettsiden neste dag.

1. Velg Rediger > personer
2. Markere en kategori eller opprett en ny
3. Klikk på knappen ekstern system
4. Velg Ny referanse

Dette kan da se slik ut:

Slik kan en typisk referanse fra en gruppe i AD se ut 

Den kjører som oftest en gang i døgnet og dette pleier å skje om natten.

Fornavn="givenName"

Etternavn="sn"

Mail="mail"

Telefon="telephoneNumber"

TelefonHjem="homePhone"

Mobil="mobile"

Tittel="title"

Avdeling="department"

Beskrivelse="info"

Avpublisere personen i ACOS CMS

Ja, synkroniseringen vil overskrive kontaktinformasjonen til kontaktpersoner dersom disse redigeres i AD.

Da kan løsningen være å ha en personkategori som dere oppretter i ACOS CMS og ikke kobler til AD. Plassere disse personene i denne personkategorien og deretter tilpass informasjonen dere ønsker å vise.

Hvis personen er synkronisert inn fra AD vil brukeren forsvinne ved første synkronisering etter at personen er blitt deaktivert i AD. Evt kan dere slette personen i ACOS CMS for å fjerne personen umiddelbart fra nettsiden

Eller kjøre AD synk manuelt.